Accompagner et définir la fonction achat de demain

 

Interview de Mériem KHERCHOUCHChef du Service de la commande publique de la Ville de Boulogne-Billancourt

ACP FORMATION : Comment doit être opéré cet accompagnement ?

Mériem KHERCHOUCH : La question de la performance achat est d’actualité. L’accompagnement au changement de culture est donc primordial. De nombreuses administrations ont encore aujourd’hui tendance à considérer que la gestion de la fonction achat n’est pas stratégique et qu’il s’agit d’une fonction support assimilable à une simple fonction d’intendance. Il s’agit là d’une erreur d’appréciation majeure qui les prive d’un levier de performance essentiel sur le deuxième poste de dépenses de nos budgets.

En effet, d’une fonction purement juridique, la commande publique passe à une logique d’efficience économique. S’il faut garantir la sécurité juridique de nos procédures, nous réalisons actuellement une cartographie des risques suite aux préconisations de la chambre régionale des comptes, l’acte principal de la commande publique reste l’acte d’achat.

Ce changement nécessite en amont l’appui incontestable de la direction générale mais également des élus. Nos élus, soucieux et exigeants en ce qui concerne la bonne gestion des deniers publics, donnent un cap et une direction en termes de politique achat notamment au regard des contraintes budgétaires et de la baisse des dotations.

La politique achat ne peut toutefois se résumer à de simples coupes budgétaires. Je dis par là qu’elle ne serait pas opérante. L’idée de la politique achat c’est « comment faire mieux avec moins ? » ou « comment répondre à une même qualité des services avec moins ? ».

La réflexion sur la mise en place d’un comité des achats est une piste. En effet, il s’agirait d’un modus vivendi permettant de faire participer élus concernés et direction générale sur des choix stratégiques en matière de politique achat.

Ainsi, la proposition de créer un comité des achats ou de suivi de la politique achat permettrait à ses membres de fixer en début d’année budgétaire des objectifs clairs et de définir les lignes directrices de l’année à venir en ce qui concerne la commande publique.

Il peut s’agir d’un point d’étape sur l’optimisation de la fonction achat, de la politique achat avec les différents axes qui sont ou doivent être menés (lancement d’une consultation, évolution de la nomenclature, rationalisation de telles ou telles familles d’achats, etc.).

Favoriser le dialogue de gestion entre les différents acteurs intervenants dans le processus achat et la transversalité est un atout et un vecteur de réussite !

ACP FORMATION : Quels sont les outils à mettre en place ?

Mériem KHERCHOUCH Avant de mettre en place des outils, c’est d’abord la nécessité d’établir un état des lieux et un diagnostic de la fonction achat d’un point de vue organisationnel, financier, juridique et SI. Il s’agira là de la cartographie des achats au travers d’analyse comme la matrice Krajlic ou Pareto (le fameux 80/20).

Ainsi, nous menons actuellement une réflexion et un travail important sur la refonte de la nomenclature de nos achats afin qu’elle soit en réelle adéquation à nos besoins. Dans la phase de recensement des besoins, nous identifions les marchés à fort impact financier, technique et politique pour déterminer les stratégies qui doivent découler et notamment le sourcing à réaliser.

En effet, la révision du code des marchés publics a permis aux acheteurs de se libérer de certaines contraintes. Cette phase ne se fait pas systématiquement pour tous les marchés. Nous avançons pas à pas. Et chaque collectivité est invitée à avancer à son rythme en fonction des moyens humains et techniques dont elle dispose.

Aussi, le service de la commande publique de la Ville de Boulogne-Billancourt, comme d’autres collectivités qui l’on fait ou qui le feront, a créé une boîte à outils. Elle consiste à mettre à la disposition des collaborateurs des outils leur permettant d’accompagner les services opérationnels.

Ces outils, en cours de finalisation et en début d’utilisation pour certains, vont nous permettre d’intervenir à différentes étapes du processus achat et de le formaliser :

  • Accompagnement des services dans la définition des besoins (fiche fournisseur dans le cadre du sourcing, fiche de définition du besoin, etc.) ;
  • Gestion et suivi de la procédure de mise en concurrence (rédaction des pièces administratives, gestion de la publicité, négociation, fiche de suivi de procédure permettant de retracer les difficultés survenues, etc.) ;
  • Appui dans le choix du prestataire ;
  • Évaluation des titulaires.

ACP FORMATION : Selon vous, quelle démarche faut-il adopter pour professionnaliser la fonction achat ?

Mériem KHERCHOUCH La fonction achat est une fonction support. Si certaines entités s’interrogent sur le recrutement d’acheteurs issus du privé, qui peuvent effectivement impulser une dynamique, certaines entités peuvent privilégier la montée en puissance des compétences en interne au travers de formations tant des acheteurs que des opérationnels.

En effet, si d’un point de vue juridique, la Ville dispose de collaborateurs au sein du service de la commande publique ayant une expérience et une technicité juridique avérées, il faut désormais les accompagner par des formations en achat visant à les professionnaliser notamment sur des aspects plus commerciaux et économiques.

Une des formations qui me vient à l’esprit, mais qui semble évidente, est celle des techniques de négociation.

À nous acheteurs d’accompagner également les opérationnels en favorisant la communication interne. Objectif former et informer !

Pour cela, je recommande la mise en place d’une veille juridique proactive diffusée aux référents marchés dans chacune des directions, mais aussi mener une réflexion sur la création d’une newsletter pour valoriser les actions de la commande publique, ou prévenir les directions de l’organisation de salons professionnelles etc.

 

Pour aller plus loin, nous vous invitons à suivre notre formation « Un jour pour comprendre la fonction achats » le 24 novembre 2017 ou « Fonction acheteur public » les 6 et 7 novembre 2017 à Paris.