Témoignage sur la mise en place d’une fonction achats dans le secteur hospitalier

Interview de Vincent DAGNAS,
Responsable des achats – CHU de Nîmes

ACP FORMATION : La Direction des Achats du CHU de Nîmes a 5 ans cette année. Pouvez-vous présenter l’établissement et la fonction achats qui a reçu un trophée des achats hospitaliers en 2014 ?

Vincent DAGNAS : Le CHU de Nîmes est un établissement de près de 2000 lits, regroupant plus de 5000 personnels médicaux et non médicaux, c’est un centre de référence qui regroupe toutes les spécialités médicales et chirurgicales répondant aux besoins de santé du bassin de population du Gard et des départements alentours. En 2016, pour la 9ème année consécutive, l’établissement présentait une activité en hausse et un budget à l’équilibre, les achats représentaient 170 M€ avec des achats très divers.

En 2012, en effet, une impulsion au niveau de la fonction achats est donnée par la Direction Générale au moyen d’une mission d’accompagnement visant à professionnaliser les achats du CHU de Nîmes et à les rendre plus performants.  L’actuelle Direction des Achats est créée et rattachée à la Direction Générale, des postes de responsables achats et de contrôleur de gestion achats sont ouverts, un plan de performance achats à 3 ans (PAA ou Plan d’Actions Achats) est construit avec des objectifs de gains achats de l’ordre de 3% des dépenses d’exploitation et d’investissement.

Le diagnostic des achats  a consisté en une cartographie des dépenses/achats, un audit des pratiques achats et une analyse de la maturité achats de l’établissement. La mission permet également de commencer à structurer un processus achats unique dans l’établissement, des procédures associées et une boîte à outils. Un dispositif de mesure des gains achats a été mis en place très rapidement (règles de calcul des gains expliquées aux acheteurs, système de mesure présenté plus comme un moyen de valoriser les actions des acheteurs plus que comme une nouvelle contrainte de reporting, automatisation de la consolidation, pédagogie dans le suivi des gains achats et de leur obtention).

Nous avons aussi commencé à élaborer des outils de communication achats pour donner de la visibilité à la fonction, pour informer et faciliter les interfaces entre utilisateurs et acteurs de la fonction et surtout afin de « vendre » le métier achats en interne (plaquette présentant la Direction achats, articles dans le journal interne du CHU).

Enfin, le volet développement des compétences a été essentiel : formation aux fondamentaux achats des équipes achats et des prescripteurs techniques, formation aux achats responsables, séminaire achats en mode projet.

Pour atteindre les résultats en termes de gains achats qui ont dépassé les objectifs, les acteurs de la fonction achats du CHU de Nîmes, qu’ils soient acheteurs, gestionnaires de marchés ou experts techniques ont actionné les leviers d’un achat réussi selon les dossiers et les projets. Au-delà du recours à la massification via les groupements d’achats (UNI-HA) et des centrales d’achats (UGAP, RESAH), nous avons recours dès que possible à la négociation, nous encourageons le raisonnement en coût complet/coût global et pas seulement le prix d’achat ou coût d’acquisition. La connaissance des marchés fournisseurs (sourcing) nous permet de traduire les besoins par l’offre économique la meilleure. C’est bien une des activités principales de l’acheteur que de connaître le tissu économique, les produits et services qu’il achète, leur structure de coûts et d’ainsi pouvoir définir ou redéfinir le juste besoin.

Compte tenu des habitudes des équipes en place, mon rôle en tant que responsable achats est depuis maintenant 4 ans d’accompagner les équipes achats dans la réalisation des dossiers/projets d’achats et dans la conduite du plan de performance achats (PAA), de leur permettre de transposer les acquis de la formation sur des dossiers concrets, d’assister et coacher chaque acheteur, de les aider à réfléchir sur le besoin (benchmarking auprès d’autres acheteurs), le marché fournisseurs (sourcing), la stratégie d’achats (leviers achats et gains achats objectifs), le rapport d’analyse des offres et la préparation de la négociation le cas échéant. Autant dire que cela nécessite beaucoup de pédagogie et de conduite de changement par l’exemple.

ACP FORMATION : Pouvez-vous nous parler du programme PHARE, et en quoi celui-ci a contribué à développer le professionnalisme de la fonction achats ?

Vincent DAGNAS : Fin 2011, le Ministère de la Santé a lancé le programme PHARE (Performance Hospitalière pour des Achats Responsables) pour porter la dynamique nécessaire au développement et à la structuration de la fonction achats au sein des hôpitaux français. Son objectif principal est de dégager des « économies intelligentes » , c’est-à-dire mieux acheter pour donner des marges de manœuvre supplémentaires aux hôpitaux dans un contexte général de réduction budgétaire, tout en conservant le niveau de prise en charge des patients.

Les achats représentent le 2ème poste de dépenses après la masse salariale, 18 Milliards d’Euros de dépenses annuelles (soit à peu près l’équivalent des achats de l’Etat (hors armement).

La Phase 1 du programme a permis de réaliser 850 M€ de gains achats sur la période 2012-2014. L’enjeu de ce programme est d’utiliser tous les leviers de l’achat sur toutes les catégories de dépenses : massifier les achats (recours aux groupements d’achats tels UNI-HA), optimiser les produits et services achetés, optimiser les processus achats.

3 axes principaux ont été définis pour parvenir à ces résultats : développement de la fonction achats au sein des établissements avec la création de postes de responsables achats, animation d’une politique régionale des achats par les ARS (Agences Régionales de Santé), pilotage national de la démarche performance par la DGOS (reporting des gains achats, groupes de travail ARMEN afin d’identifier des pistes et opportunités de gains achats).

ACP FORMATION : Quels sont les nouveaux objectifs de la fonction achats dans les hôpitaux ?

Vincent DAGNAS : Nous sommes actuellement dans la Phase 2 (2015-2017) du programme PHARE. Les objectifs en termes de gains achats ont été relevés à 1,4 Milliards € et la transition doit se réaliser vers une fonction achats de territoire via la mise en place des GHT (Groupements Hospitaliers de Territoires) favorisant les synergies entre établissements dans une perspective de performance accrue.

La fonction achats devenant progressivement plus mature, elle pourra exploiter des leviers plus complexes à mettre en œuvre que la simple massification et négociation des prix (ex : challenge et redéfinition des besoins, actions de progrès nécessitant de revoir les processus, organisation et pratiques en termes d’usage de consommation). Elle devra être autant que possible le relais des politiques publiques en ce qui concerne par exemple des domaines comme la RSE (achats responsables), l’innovation, etc…

ACP FORMATION : Quels conseils donneriez-vous aux acheteurs publics pour créer de la performance achats ?

Vincent DAGNAS : 3 points me paraissent essentiels, ils devront s’accompagner du soutien de la Direction afin de légitimer la fonction achats, ses réussites et sa valeur ajoutée.

1e point : le point de départ à la mise en place ou au renforcement de la fonction achats est à mon avis de lancer une démarche de PAA (Plan d’Actions Achats). Il est nécessaire de formaliser un plan de performance annuel qui identifie un certain nombre d’actions prioritaires qui permettront de générer des gains achats.

2e point : au cœur de la réussite d’un achat se situe le dialogue entre acheteurs, prescripteurs… et juristes (gestionnaires de marché, cellule ou service marchés).

3e point : la formation des individus et des équipes est sans doute un des facteurs clés de succès les plus importants : le développement des compétences doit se nourrir des réussites et difficultés rencontrées projet après projet, dossier après dossier, c’est pourquoi au CHU de Nîmes nous avons continué à former les acteurs de l’achat aux bonnes pratiques (négociation, expression fonctionnelle des besoins, analyse d’un marché fournisseurs, achats en TCO, etc…).

Bref, mes conseils : restez curieux, ouverts sur votre environnement. Les fournisseurs sont souvent des experts, bien souvent aussi une ressource clef pour nos organisations, il faut dialoguer avec eux avant le lancement de la procédure et pendant l’exécution des marchés.

Il ne faut pas hésiter à échanger avec d’autres acheteurs, à se former en permanence pour améliorer ses compétences, à rencontrer les prescripteurs et à prouver dossier après dossier sa valeur ajoutée et sa complémentarité.

Les aspects relationnels du métier ont été sans doute longtemps ignorés dans le secteur public en raison d’un code des marchés trop contraignant mais celui-ci tend à s’assouplir et à se simplifier et donc permettra sans aucun doute de développer la performance des achats.