Gérer les achats de moins de 25 000 euros

La gestion des achats de moins de 25 000 euros fait ressortir le dilemme des modalités concrètes à mettre en oeuvre. Entre liberté de gestion et sécurisation juridique, le curseur est souvent difficile à positionner. Quel équilibre trouver ? Comment simplifier la gestion de ces petits achats tout en se conformant au décret du 25 mars 2016 ? Comment rationaliser ces achats et doser le temps à y consacrer compte tenu des faibles enjeux financiers ?

La fiche de la DAJ « Quelles mesures de publicité et de mise en concurrence pour les achats d’un montant inférieur à 25 000 euros HT », mise à jour le 13 juin 2016, répond à ces problématiques.

Trois règles sont à respecter:

  • L’offre choisie doit répondre de manière pertinente au besoin

Les règles de computation des seuils doivent être respectées ce qui implique de ne pas découper son besoin dans le but de bénéficier artificiellement de la dispense de procédure.
L’acheteur doit définir le juste besoin et l’offre retenue doit répondre exclusivement aux besoins exprimés afin d’éviter toute prestation superflue qui pèserait sur le coût final.

  • Les deniers publics doivent être bien utilisés

L’offre choisie doit donc être financièrement raisonnable et cohérente avec la nature de la prestation.
L’achat peut être fait sans démarche préalable si l’acheteur possède une connaissance suffisante du secteur économique. Par contre, si ce n’est pas le cas, il procédera à des comparaisons (ex consultation de comparateurs de prix sur internet) et pour les prestations les plus techniques il pourra solliciter des devis.
A éviter: la demande de devis systématique qui a un coût pour les entreprises

  • Il convient de ne pas contracter systématiquement avec un même  prestataire lorsqu’il existe une pluralité d’offres potentielles susceptibles de répondre au besoin

L’acheteur doit procéder à une veille économique épisodique et référencer de nouveaux opérateurs.

D’une manière général, l’acheteur veillera à garantir la traçabilité de l’achat et conservera une trace des éléments ayant motivé sa décision (ex: résultats de comparaison de prix et conditions d’exécution) qui pourront être accompagnés de quelques lignes explicatives.