La fonction financière numérique

Thomas TruffautThomas Truffaut
thomas.truffaut@fr.ey.com
Directeur Associé EY
Pôle Transformation financière du secteur public

 

Dorothée BelleDorothée Belle
dorothee.belle@fr.ey.com
Directrice de mission EY
Pôle Transformation financière du secteur public

Quelles sont les conséquences de la dématérialisation sur les processus et l’organisation financière des organisations publiques ?

Le numérique et la montée en puissance de la dématérialisation sont de puissants vecteurs de transformation du secteur public : source d’amélioration de la qualité, du coût et de l’efficience des services rendus par les administrations. La fonction financière, au-même titre que les autres fonctions supports, est directement impactée par les évolutions portées par le numérique : « zéro papier » dans les processus comptables, chaînes de visas intégrés dans les systèmes d’information, dématérialisation native des pièces justificatives et notamment des factures, la « full-démat » est en marche dans le secteur public, et est bien souvent gagnante pour ceux qui ont franchi le pas : réduction des délais de paiement des fournisseurs, gains de temps dans la préparation des dossiers de mandatement pour le comptable, professionnalisation des organisations, simplification des chaînes de validation, etc.

Des évolutions encouragées par un cadre réglementaire de plus en plus précis pour le secteur public

Pour les établissements publics, le décret relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) place la dématérialisation au cœur de l’agenda des directions financières. Les nouvelles règles renforcent la dématérialisation des circuits de validation, avec une traçabilité des pièces justificatives, via le scan ou la lecture automatique de documents (LAD), la transmission des comptes financiers au juge des comptes. Elles influencent également les processus achats et commande publique, avec la mise en place de la carte achat en lieu et place de la monnaie papier. Le sujet est donc d’actualité pour les établissements publics qui sont tous actuellement en train de faire évoluer leurs outils comptables et leurs processus financiers. La dématérialisation est ici attendue comme vecteur de gain de temps, améliorant la traçabilité et l’exploitabilité des données, et permettant une harmonisation et une automatisation des contrôles financiers, avec un effet positif sur la qualité des données budgétaires et comptables et l’amélioration du contrôle interne comptable et budgétaire.

Pour les collectivités locales, la mise en place du flux PES V2 pour l’envoi dématérialisé par l’ordonnateur des bordereaux, titres et des mandats signés électroniquement au payeur est un premier cap franchi par la grande majorité des collectivités au 1er janvier 2015. Cependant, pour de nombreux acteurs, le chemin est encore long pour parvenir à la « full démat », c’est-à-dire la dématérialisation des pièces justificatives, avec utilisation de solutions d’archivage électronique.

Pour le secteur public local, l’agenda est moins contraint que pour les établissements publics : la loi NOTRe du 7 août 2015 prévoit une transmission dématérialisée des pièces nécessaires à l’exécution des dépenses et des recettes au plus tard en 2019. Si les changements sont ici moins rapides, ils sont néanmoins en marche, puisque les collectivités, comme les établissements publics, devront pour le 1er janvier 2017 au plus tard, pouvoir recevoir les flux de factures dématérialisés en provenance de Chorus Portail Pro.

Les acheteurs publics doivent réglementairement être en mesure de recevoir toutes des factures au format dématérialisé. L’État propose ainsi aux acheteurs publics une solution mutualisée, accessible à partir d’internet et mise à disposition gratuitement : Chorus Portail Pro 2017. Sa généralisation constitue une avancée majeure avec des pièces justificatives qui sont maintenant dématérialisées à la source, par le fournisseur lui-même. Obligatoire uniquement pour les grandes entreprises au 1er janvier 2017, son utilisation sera progressivement étendue à l’ensemble des entreprises jusqu’en 2020. On peut néanmoins penser que ces dernières n’attendront pas 2020 pour déposer leurs factures en ligne et disposer ainsi d’une parfaite traçabilité de leurs prises en charge et de leurs paiements.

Face à ces bouleversements, les organisations publiques doivent nécessairement s’interroger dès maintenant sur les conséquences en matière de processus, et d’organisation. En effet, outre leurs répercussions en termes d’outils, la mise en place du décret GBCP et l’obligation de transmission des factures au format dématérialisé par les fournisseurs ne sont pas sans conséquences sur les processus financiers.

Une démarche qui doit se doubler d’une réflexion sur l’évolution des processus financiers

Quelles pièces dématérialiser et comment ? Quels acteurs interviennent ? Quelles sont les modalités d’archivages ? Quels sont les niveaux de délégation adéquats pour valider les pièces ? Autant de questions opérationnelles qui doivent être posées en amont de l’échéance du 1er janvier 2017 pour la mise en place de la dématérialisation des factures, notamment.

Les bénéfices recherchés par la dématérialisation résident dans la diminution des coûts de traitement (acheminement des factures, stockage, etc.) et l’amélioration du suivi en temps réel et des délais de traitement (délais de paiement contrôlés, pilotés et respectés par l’administration publique). Pour les obtenir, encore faut-il avoir préalablement repensé les processus qui interviennent en amont de la réception des factures par la personne publique.

Le premier est le processus achat et production des bons de commandes ou engagements juridiques. Il s’agit ici de limiter les difficultés susceptibles d’être rencontrées lors de la réception de la facture : fournisseur inconnu du système, erreurs d’imputations budgétaires, engagement juridique inexistant, et de réfléchir à la dématérialisation de cette étape et des circuits de visa et signature.

Avec la mise en place des services facturiers, et de Chorus Portail Pro, les factures ne seront plus reçues par les services opérationnels et les délais de traitement seront désormais tracés via la date de dépôt sur le portail. Cette évolution induit de nécessaires changements dans le processus de délivrance des services fait. Cette étape est en effet encore bien souvent une corrélée à la réception de la facture et, par conséquent déconnectée du véritable fait générateur, à savoir la réception de la prestation, du service ou des travaux. Par ailleurs, le service fait est généralement réalisé hors système, sur facture ou sur un bon de livraison.

Enfin, un écueil sera à éviter : la re-matérialisation des pièces ! Pour cela, il convient de repenser les procédures de visas rendus sur les pièces, en simplifiant dans certains cas les niveaux de validation hiérarchique.

Un recentrage du métier de financier, et une professionnalisation accrue : les facteurs clefs de succès de l’arrivée de la dématérialisation ?

Au-delà des processus, les conséquences concernent également l’organisation des acteurs, et les compétences mobilisées. Ici, le tournant est important : alors que pendant de nombreuses années, il était communément admis que la modernisation des organisations financières passait par la déconcentration de certaines tâches de la Direction des Finances vers les directions métiers, allant jusqu’à déléguer la création des engagements, la liquidation, voire le mandatement, on assiste aujourd’hui au mouvement inverse !

La dématérialisation doit nécessairement s’accompagner d’une réflexion sur la réduction du nombre d’acteurs intervenant dans les processus, et une plus grande professionnalisation de ces acteurs. Elle demande en effet une plus grande technicité de travail dans les tâches quotidiennes, une rigueur dans la gestion de l’archivage, du stockage des documents, et des validations apportées, et bien sûr, une réduction significative de certaines tâches logistiques chronophages telles que la constitution des dossiers papier par exemple.

Le facteur clef du succès de la dématérialisation repose ainsi sur une concentration plus forte des organisations financières permettant de ne pas diluer les savoir-faire et compétences, et favorisant une plus grande professionnalisation et mutualisation des acteurs.

Les possibilités offertes par la dématérialisation sont en effet multiples : gestion de l’archivage dématérialisé des pièces justificatives, transmission des documents au-delà des barrières physiques, suppression des saisies manuelles grâce à la lecture automatique de documents et aux échanges de données informatisées. Ces possibilités font également émerger de nouvelles fonctions dont il convient de préparer l’arrivée : responsable de l’archivage par exemple, administrateur de GED finance…

Pour les directions opérationnelles, la dématérialisation s’accompagne de réflexions sur le repositionnement du rôle des acteurs de « terrain », non comptables, qui néanmoins ont leur rôle à jouer dans la chaîne d’exécution. Ainsi, l’enjeu est de donner les outils aux opérationnels pour réaliser une demande d’achat, ou bien constater un service fait, de la manière la plus fluide possible, via un portail en ligne, ou bien sur tablette ou smartphone, tout en mettant en place le contrôle interne nécessaire pour garantir la fiabilité de ces actes de gestion. Si cela fonctionne bien, il sera alors possible de décloisonner fortement le nombre d’utilisateurs intervenant dans les chaînes comptables.

Le numérique est ainsi vecteur de professionnalisation de la fonction financière, en réduisant le nombre d’acteurs impliqués dans les circuits par un recentrage des tâches autour de la préparation et de l’exécution budgétaire. Ceci passe par l’utilisation d’outils performants et mobiles, offrant des capacités fortes de pilotage et des garanties de traçabilité.

La nécessité de s’appuyer sur des systèmes d’information financiers modernes, « agiles » et performants

La mise en œuvre du numérique et de la dématérialisation passe enfin nécessairement par le déploiement de systèmes d’information financiers modernes (SI), et agiles. L’agilité s’inscrit ici dans une dynamique de transformation des organisations. Elle est réactive et s’appuie sur la capacité du SI à faire face à l’imprévu.

Les SI financiers qui s’adressent au secteur public sont ainsi actuellement en pleine mutation pour intégrer les nouveaux enjeux des directions financières : capacité à mettre en place des chaînes de visas à tous les niveaux fluides et « user friendly », capacité à joindre des documents à toutes les étapes des processus de préparation et d’exécution des budgets, et lien automatique avec les outils de gestion électronique de documents, systèmes de signature électronique embarqués, parapheur électronique, et enfin, outil ouvert et communiquant avec le reste des outils métiers.

La généralisation du « full web », systèmes accessibles depuis internet, permet déjà l’utilisation de terminaux mobiles pour effectuer des actes de gestion : les services peuvent désormais être créés sur tablette par un magasinier à la réception du bien dans un entrepôt.

L’exploitation elle-même de ces systèmes d’information est en train d’évoluer, avec une demande de plus en plus importante du secteur public du mode dit « Saas », c’est-à-dire une offre de service globale incluant l’hébergement, l’assistance et l’exploitation des solutions de gestion financière. Se libérant ainsi de contraintes informatiques, les DSI peuvent envisager de redéployer leurs ressources informatiques sur des projets stratégiques, comme l’e-administration ou la dématérialisation.

En synthèse

La dématérialisation dans le secteur public est en marche. À l’aune de ces changements, la fonction financière 2.0 est en train de voir le jour dans les établissements publics et les collectivités locales. Les directions financières considèrent ainsi les outils numériques les plus modernes comme une opportunité concrète d’améliorer le pilotage des performances en utilisant les données, dont le volume ne cesse de croître, et ce en maîtrisant les coûts y afférents. La mise en œuvre de la dématérialisation doit donc permettre de générer des gains d’efficience avec l’informatisation des processus de traitement de commandes et de factures, la suppression de tâches de saisie et la diminution de contrôle de premier niveau, ainsi que la réduction du coût de traitement des factures à terme. Par ailleurs, l’amélioration de la traçabilité des actes d’exécution doit permettre d’enrichir et d’améliorer la qualité du pilotage par les services financiers, et la fiabilisation des comptes. Ces gains sont d’autant plus importants à l’heure où l’expérimentation de la certification des comptes des collectivités locales démarre !