La dématérialisation comptable, une économie pour les finances publiques

Christophe AdnotChristophe Adnot
DGFIP
Payeur départemental de Maine et Loire

ACP FORMATION : Quel est l’enjeu de la dématérialisation des documents dans la chaîne comptable et financière ?

Christophe Adnot : La dématérialisation des documents dans la chaîne comptable et financière est un enjeu majeur car les administrations publiques locales effectuent plus de 20% des dépenses publiques et réalisent pratiquement 60% de l’investissement public (chiffres 2013). Les dépenses totales des collectivités territoriales et de leurs groupements représentent plus de 233 milliards d’euros (ex : 2013).

À ce jour, on dénombre en France plus de 36 000 communes toutes tailles confondues. À cela s’ajoutent 101 collectivités départementales, les collectivités régionales (26), dont le nombre est certes revu à la baisse depuis l’adoption de la loi NOTRe, plus de 16 000 groupements de collectivités (de la métropole au syndicat), 820 hôpitaux et plus de 1 400 établissements et services sociaux et médico-sociaux.

Cela représente plus de 72 000 budgets dits principaux, auxquels s’ajoutent les budgets dits annexes. Au total, ce sont pratiquement 165 000 budgets locaux qui induisent plus de 2 500 tonnes d’échange papier par an entre les ordonnateurs, les comptables et les chambres régionales des comptes, ce qui correspond à plus d’un milliard de feuilles de papier A4.

Dématérialiser ces documents représenterait une économie potentielle de coût « papier » de 27 millions d’euros.

ACP FORMATION : Quel est l’objectif, à terme ?

Christophe Adnot : La dématérialisation est une démarche qui s’inscrit dans la perspective plus large d’une e-administration et du zéro papier. En vertu des principes de séparation de l’ordonnateur (celui qui décide) et du comptable (celui qui paie), toute dépense doit faire l’objet d’un justificatif (facture…).

Dans cet environnement, la dématérialisation se décline en deux temps pour les collectivités locales : faire évoluer le format de leurs fichiers informatiques comptables et financiers à destination des services de la DGFIP* (Direction générale des finances publiques), puis supprimer tout document papier (factures, arrêtés, bons de commandes, pièces des marches publics…) remplacés par des fichiers au format pdf ou tout autre format compatible.

Cette initiative a été engagée dés 2004 avec la signature d’une charte par le directeur général des Finances publiques avec – entre autres – onze associations nationales d’élus et la Cour des comptes, car la dématérialisation dans le secteur public local repose avant tout sur un partenariat entre les services de la direction générale des Finances publiques, les collectivités locales et les juridictions financières.

Elle a été confirmée avec un arrêté de juin 2007 qui a imposé à tout organisme public l’usage du protocole d’échange standard d’Hélios dans sa version 2, dit PES V2, à compter du 1er janvier 2015 pour la transmission dématérialisée au comptable des titres de recettes, des mandats de dépenses et des bordereaux les récapitulant. L’adoption de cette norme est un préalable technique à la dématérialisation des données comptables et des pièces justificatives.

Au delà, l’objectif vise clairement à rendre l’administration plus efficace, plus performante grâce à l’utilisation des technologies de l’information et de la communication. Et d’ailleurs, comme l’État s’y astreint depuis 2012, les collectivités locales et les établissements publics devront être techniquement prêts à recevoir, dès le 1er janvier 2017, les factures électroniques produites par certains de leurs fournisseurs. À cette date, les 200 plus grandes entreprises nationales devront adresser aux organismes publics locaux des factures dématérialisées. De même, les factures (titres) émises par une collectivité locale à l’attention d’une autre collectivité devront aussi être dématérialisées. Il est prévu d’étendre ce principe progressivement à l’ensemble des intervenants tant publics que privés.

L’article 108 de la loi NOTRé rend ainsi obligatoire au 1er janvier 2019 la transmission sous forme dématérialisée des pièces nécessaires à l’exécution des dépenses et des recettes pour les régions, les départements, les communes et établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) de plus de 10 000 habitants, les offices publics de l’habitat de plus de 20 millions d’euros de recettes courantes, les établissements publics locaux de plus de 20 millions d’euros de recettes de section de fonctionnement et les établissements publics de santé de plus de 20 millions de recettes de section de fonctionnement.

ACP FORMATION : Que peut-on attendre d’une dématérialisation généralisée ?

Christophe Adnot : Les apports attendus de cette dématérialisation sont multiples y compris environnementaux et financiers.

Sur ce point, le coût de traitement d’une facture dématérialisée émise est estimé à 5 euros contre 8 à 9,50 euros au format papier, le traitement d’une facture dématérialisée reçue est estimé à 7,50 euros contre 13,80 euros au format papier.

La gestion des justificatifs comptables devraient donc être simplifiée et la rematérialisation de documents éventuellement déjà dématérialisés – comme les marchés publics par exemple- sera inutile.

Les liens informatiques entre les divers documents permettront des recherches plus rapides et faciliteront l’archivage contribuant à une baisse des coûts de gestion, alors que les métiers et conditions de travail des personnels devraient être revalorisés et enrichis. La généralisation de la signature électronique est aussi de nature à fluidifier les échanges.

Au-delà, la richesse du « protocole d’échange standard  et de la dématérialisation » (PES) permettra – en garantissant l’exhaustivité des échanges – d’améliorer la qualité des comptes et des informations financières tout en accélérant les processus et en réduisant les délais de paiement : c’est la garantie d’une information qui circule tout au long de la chaîne de la dépense et de la recette, sans risque de perte ni d’altération.